EOI ja RFP

Useilla organisaation tekemillä päätöksillä on hankintavaikutuksia, jotka voivat dramaattisesti vaikuttaa tietyn päätöksen tekemiseen liittyviin kokonaiskustannuksiin. Hankintaan liittyy sellaisia ​​prosesseja kuin myyjän valitseminen, maksuehtojen määritteleminen, strateginen selvitys, sopimusneuvottelut sekä ostopalvelut ja tavarat. Se liittyy kaikkien organisaatioon tärkeiden palvelujen ja tavaroiden hankkimiseen tai hankkimiseen.

Yksityisellä sektorilla hankintaprosessia pidetään strategisen tason toiminnaksi, joka auttaa parantamaan yrityksen kannattavuutta. Se paitsi yksinkertaistaa prosesseja ja vähentää raaka-aineiden kokonaishintaa, mutta se myös sallii organisaatioiden tunnistaa parhaat toimituslähteet. Kaiken kaikkiaan on hyödyllistä varmistaa sujuva juoksu.

Julkisella sektorilla korkean tason johtajat ovat vastuussa alimman tason vähentämisestä. Vain muutama henkilöstö hallinnoi hankintoja, mikä lisää korruption todennäköisyyttä tällä alalla. Siksi on tarpeen lisätä yrityksen kokonaistuotantoa. Esimerkiksi henkilökuntaa voidaan kouluttaa tehokkuuden parantamiseksi ja palvelun laadun parantamiseksi, minkä ansiosta tuotos voidaan parantaa.

Aikaa pitkin on otettu käyttöön useita ehdot, jotka liittyvät tarjouskilpailuihin, ehdotuksiin ja suuriin hallintoihin, mukaan lukien useita hankintaan liittyviä lyhenteitä. Monet yritykset eivät ole tietoisia näistä ehdoista, mutta yrittäjä tai pienyritysten omistaja, jos haluat hallita tehokkaasti ostajan valmiutta ostaa, on tärkeää tietää niiden tarkoitukset. Esimerkkejä ovat RFI (Information Request), EOI (RFID), RFP (Request for Proposal), RFT (Request for Tender) ja RFQ (Request for Quotation). Jokainen näistä termeistä on hankintatoiminnassa erityinen tarkoitus.

EOI ja RFP ovat hankintafunktiossa eniten käytettyjä termejä, ja kullakin niillä on erityinen rooli koko prosessin virtaviivaistamisessa. Monet henkilöt sekoittavat näitä termejä suoritettaessa prosesseja. Jotta saataisiin paremmin käsitys siitä, miten he eroavat toisistaan, on tärkeää tietää, mitä nämä termit tarkoittavat.

EOI (kiinnostuksenilmaisu)

Kiinnostuksenilmaisu (EOI), joka tunnetaan myös nimellä koron rekisteröinti (ROI), on samanlainen funktio kuin RFI (Request for Information). Sitä käytetään seulontaprosessina hankinnan alkuvaiheissa muodostavan muodollisen ja tarkemman tarjouspyynnön tai RFT: n (hankintatoiminnon myöhemmässä vaiheessa). Kun yritys vapauttaa EOI: n, sen on arvioitava markkinoiden kyky toimittaa tai kerätä lisää tietoja ennen RFT: lle siirtymistä. Yrityksen tekemä osto ei todennäköisesti nimittä sopimuspuolta EOI: n kautta. Jotta tämä tapahtuisi, prosessin täytyy edistyä, kunnes se saavuttaa RFT: n.

EOI on eräänlainen avoin tarjouskilpailu, joka mahdollistaa minkä tahansa yrityksen esittämän. Se aiheuttaa kovaa kilpailua ja tarjoaa mahdollisuuden uusien ja potentiaalisten toimittajien turvaamiseen. Rakennussopimuksissa arvostellaan kuitenkin suurelta osin sellaisten toimittajien houkuttelemista, jotka eivät sovellu sopimukseen, mikä johtaa ajan, rahan ja ponnisteluihin.

Ilmoituksessa, joka pyytää EOI: tä, on mainittava hankintayksikön kuvaus, sopimuksen kuvaus (kuten budjetti ja laajuus), sopimustyyppi, hankintatapa, ehdot, toimitusaika ja määräaika sekä muut tiedot (mukaan lukien yhteystiedot, organisaation kuvaus, tekninen kapasiteetti ja siihen liittyvä kokemus, henkilöstön saatavuus ja kokemus jne.)

RFP (ehdotuspyyntö)

Toisaalta RFP, joka tunnetaan myös nimellä Request for Offer (RFO), on asiakirja, jota voidaan helposti muokata. Sitä käytetään useimmiten silloin, kun ostaja etsii ratkaisupohjaista vastausta vaatimustensa täyttämiseksi ja tilanteissa, joissa muut tekijät (pois lukien hinta) ovat keskeisiä kunkin tarjouksen arvioinnissa. Sitä käytetään myös tilanteissa, joissa ei ole saatavilla selkeitä ratkaisuja tai spesifikaatioita, ja hankintaosasto etsii useita innovaatioita ja vaihtoehtoja. Nämä välineet ovat joustavampia kuin RFT (joka yleensä on hyvin määritellyt ratkaisut tai spesifikaatiot).RFP: tä käytetään pääasiassa ammattimaisissa palveluissa, joissa ratkaisua ei voida helposti määritellä.

RFP sisältää taustatietoja organisaatiosta ja sen toimialasta. Pyyntö koostuu eritelmistä, jotka selittävät ratkaisuja, joita organisaatio etsii. Lisäksi se sisältää arviointikriteerit ehdotusten luokittelua varten, työilmoituksen, joka kuvaa sopimukseen päästettävän tarjoajan tehtäviä ja aikataulua hankkeen loppuunsaattamiseksi.

RFP luodaan yleensä hankkeen monimutkaisuuden vuoksi. Yritykset voivat hyötyä eri tarjoajilta, kun etsitään hyvin integroitua ratkaisua useilta toimittajilta. Esimerkiksi jos yritys aikoo vaihtaa liiketoimintaansa paperipohjaisesta ympäristöstä tietokonepohjaiseen ympäristöön, se voi pyytää ohjelmisto- ja laitteisto-ohjelmia sen lisäksi, että koulutus on tarpeen uusien järjestelmien asentamiseksi ja integroimiseksi liiketoimintaan.

Julkisella sektorilla yritykset voivat antaa RFP: n avoimen kilpailun luomiseksi ratkaisun kustannusten alentamiseksi. On kuitenkin huomattava, että tarjouspyyntöön lähinnä oleva RFP ei välttämättä ole se, jolla on alhaisin hinta. Ehdotuksen hyväksymisen yhteydessä yritysten on tehtävä kustannus-hyötyanalyysi varmistaakseen, että kustannukset eivät painosta hyötyjä.

erot

Seuraavassa on joitain eroja EOI: n ja RFP: n välillä:

• Eri hankintatasot

EOI toteutetaan usein hankinnan alkuvaiheessa. Sitä voidaan vapauttaa tilanteissa, joissa ostaja kieltäytyy teollisuuden panoksesta, jotta se kattaisi vaatimukset, jotka lopulta menevät markkinoille myöhemmässä vaiheessa. Kuten jo keskusteltiin, RFP on normaalisti seuraava vaihe; jossa ostaja etsii ratkaisupohjaisia ​​lähestymistapoja tuotteen tai palveluiden toimittamiseksi.

• EOI: n ja RFP: n vaiheet

EOI: llä on tavallisesti useita vaiheita. Sitä käytetään lyhentämään mahdollisia myyjiä tai tavarantoimittajia, ennen kuin hakevat kattavia tarjouksia tarjoajilta, jotka ovat listalleottoa. Päinvastoin RFP: llä voi olla joko yksi vaihe tai se voi olla useita vaiheita.

• Milloin EOI ja RFP käytetään?

EOI: tä käytetään tapauksissa, joissa vaaditut tiedot (tarjoajilta) ovat täsmällisiä, mutta ei ole vakuutta siitä, saako toimittaja pystyä toimittamaan palveluja ja tavaroita vaatimusten mukaisesti. Lisäksi EOI: n tapauksessa ostajilla ei ole riittäviä tietoja yksityiskohtaisen pyynnön laatimiseen. Toisaalta RFP: tä käytetään tapauksissa, joissa vaatimus on määritelty oikein, mutta yritys etsii joustavaa tai innovatiivista ratkaisua. Toisin sanoen ostaja etsii ratkaisupainotteisia toimituksia vaatimusten täyttämiseksi.

On erittäin tärkeää olla tietoinen hankintaprosessien eri tasoista, jotta voidaan tehdä tehokkaita päätöksiä systemaattisen tiedonkulun avulla. Näiden ehtojen ymmärtäminen ja miksi niitä käytetään prosessissa antavat yritykselle mahdollisuuden virtaviivaistaa prosessejaan ja saada syvällisempää tietoa koko hankintafunktiosta.