Työn erittelyrakenne (WBS) ja resurssien erittely rakenne (RBS)

Työn jakautuminen on tärkeä projekti. WBS: n kautta projektipäällikkö on hyvässä asemassa luokittelemaan työ, jonka joukkue tarvitsee tehdä pieniksi osiksi, joita voidaan hallita helposti, kun taas RBS: n katsotaan olevan tärkeä osa tehokkuutta projektinhallinnassa. RBS: n kautta projektipäällikkö pystyy koottamaan luettelon resursseista, jotka tarvitaan tietyn tehtävän suorittamiseksi hierarkkisessa järjestyksessä.

Mikä tekee RBS: stä erilainen kuin WBS

WBS on visuaalinen esitys koko työn laajuudesta, jaoteltu pienempiin segmentteihin, jotka jokainen projektiryhmän jäsen voi ymmärtää. Tämä johtuu siitä, että kunkin suoritustason tasolla on määritelmiä ja tietoja, jotka liittyvät kyseiseen vaiheeseen. Päinvastoin, RBS voidaan jakaa maantieteellisiin resursseihin tai organisaation resursseihin. Jotkut muut työkalut, jotka ovat välttämättömiä oikealle ja tehokkaalle RBS: lle, sisältävät resurssien arvioinnin, resurssikalenterin ja toimintoluettelon.

Syynä tähän on se, että kun hallitset projekteja, sinun täytyy työskennellä erilaisten projektikomponenttien ja projektiresurssien kanssa projektin loppuun saattamiseksi. Hyvä esimerkki on projektiryhmän jäsenet.

Sinun on varmistettava, että he ovat tuottavia ja strategisesti valmiita projektin elämääsi.

Nyt, jos aiotte saada WBS: n, joka on tehokas, seuraavat tärkeät ohjeet, joiden avulla voit nähdä tämän:

• Hanke / lopputulos on aina huipputasolla
• Sinun ei tarvitse aina määritellä kaikkia elementtejä samalla tasolla
• Työryhmien ei tulisi kestää yli 10 päivää
• Jokaisen työryhmän on oltava itsenäinen
• Työryhmissä ei saa olla päällekkäisyyttä koko rakenteen kautta

Seuraavassa on yksinkertainen esitys WBS: n segmentistä talon rakentamiseksi:

Talon rakentaminen

perusta Ulkopuolella

Valmistuminen 24% 45% 30%

talousarvio $50,000 $86,000 $72,000

Siinä esitetään hankkeen eri osat, jotka on suoritettava ja jotka antavat lisää tietoa niille tarvittavasta talousarviosta ja valmistumisasteesta.

Siksi WBS on tietyn hankkeen kartta / ääriviivat. Pääprojekti on avainasemassa WBS: ssä, ja sieltä se jakautuu pienempiin alaluokkiin, joista jokaisella on erityispiirteet siitä, miten ne toimitetaan.

Toisaalta, kun puhutaan RBS: stä, sinun on tiedettävä, että se toimii käyttäen joitain tärkeitä työkaluja. Projektinjohtajia kehotetaan käyttämään tai toteuttamaan tehokas RBS käyttämällä näitä työkaluja. Nämä ovat seuraavat:

• Toimintoluettelo

Tämä on luettelo kaikista toiminnoista, jotka ovat avain hankkeen loppuun saattamiseen. Projektipäällikkö ei tarvitse vain luetteloa, vaan heidän on hankittava mahdollisimman paljon tietoa näistä luetteloista. Nämä tiedot sisältävät myös resursseja, joita luetellut toiminnot kuluttavat.

• Resurssien arviointi

Jokaiselle toiminnalle, joka toteutetaan tuottavana, tehokkaana ja tärkeämpänä, kustannustehokkaana, hankkeen vetäjän on arvioitava tarvittavien resurssien määrä, tyyppi ja lajike.

Jos nämä arviot ovat vinossa, hankkeen tavoitteiden saavuttaminen voi olla mahdotonta tai hanke voi epäonnistua kokonaisuudessaan.

• Resurssikalenteri

Resurssikalenteri koskee resurssien saatavuutta ajan myötä. Projektipäällikkö tarvitsee luettelon kaikista resursseista, joita tarvitaan hankkeen loppuun saattamiseen.

Nämä resurssit on myös listattava niiden saatavuuden perusteella pitkällä aikavälillä. Nämä tiedot ovat tärkeitä projektipäällikölle selvittää, ovatko tarvittavat resurssit käytettävissä tietyn ajan kuluessa, joten projekti ei pysähdy.

Tällä hetkellä RBS: stä on tulossa entistä tärkeämpi, ja projektinhallintaohjelmisto sisällyttää sen rakenteeseen. Jos käytät projektinhallintaohjelmaa, voit kirjautua sisään ja tarkistaa tarvitsemasi resurssit, ja mitä tärkeämpää on, miten ne luokitellaan.

Tämä yleensä auttaa organisaatiota siinä mielessä, että projektipäälliköt pystyvät näkemään paljon yksityiskohtia yksinkertaisesta tietokannasta, kaikista käytetyistä resursseista.

WBS: n merkitys RBS: n keskipisteenä

Projektin johtaja ja projektiryhmä voivat saada WBS: ltä useita keskeisiä etuja, paitsi hankkeen toteuttamiseen tarvittavan työn järjestäminen ja määrittäminen. WBS: n kautta budjetin jakaminen rakennuksen ylimmiltä tasoilta on helpompaa. Kun tämä on tehty, kunkin osaston budjetit voidaan jäsentää WBS: n hajoamisen perusteella.

Kustannus- ja aikaestimaatit annetaan yleensä jokaiselle WBS-osalle. Tällä tavoin on helpompi suunnitella aikataulu ja asianmukainen budjetti koko projektille.

WBS: n kautta on helpompi seurata yksittäisten projektialojen suorituskykyä. Projektipäällikkö on hyvässä asemassa kertomaan projektin suorituskyvyn kustannukset, tunnistavat ongelmakohteet ja vielä tärkeämpää hankkeen järjestämisen keskeisiä kysymyksiä. Vastaavasti RBS: ssä hierarkkinen resurssien luettelointi on avainasemassa. Sinun on lueteltava kaikki resurssit, olivatpa ne merkittäviä tai jopa teille, ne näyttävät tarpeettomilta. Jokainen projektin taso tarvitsee tietyn määrän resursseja. Ne on listattava niiden merkityksen mukaan kunkin tason loppuunsaattamiseksi ja lopuksi koko hankkeen loppuunsaattamiseksi.

Alla luetellut resurssit jaetaan alaluokkiin niiden resurssityyppien pienemmiksi luokiksi, jotka auttavat projektin johtajaa luokituksessa. Luokittelu siirtyy edelleen eri alaryhmiin, kunnes jokainen resurssityyppi on ryhmitelty yhdeksi yksiköksi, joka on helpompi tunnistaa ja hallita.

WBS: n edut verrattuna RBS: hen

Yksi WBS: n eduista on se, että se auttaa projektipäällikköä määrittämään mahdolliset riskit, joita hankkeella saattaa olla. Siinä tapauksessa, että projektin haara ei ole selkeästi määritelty, siitä tulee riskialue, jota on käsiteltävä. Tällaisia ​​riskejä on tarkoitus seurata asianmukaisesti ja hankkeen tarkka tarkastelu jatkuu.

Jos projekti näyttää siltä, ​​että se jää aikataulun takia, projektipäällikön on helpompi viitata WBS: ään ja tunnistaa alueet, jotka kamppailevat, ja tehdä asiasta päätös muuttaa asioita. Sen sijaan RBS: n välitön hyöty, erityisesti resurssien hajottaminen alaryhmiin, on helpottaa johtokeskusten työtä. Valvonnasta tulee paljon helpompaa ja paljon aikaa tallennetaan prosessiin.

Esimiehet pystyvät seuraamaan jokaista resurssiryhmää, kun he jatkavat hanketta. On helpompaa nopeuttaa projektin tiettyjä tasoja luottamatta toisia, jakamalla oikeat resurssit loppuunsaattamiseen. Siksi jotkin projektit voidaan helposti suorittaa ennen asetettua määräaikaa, etenkin jos hankkeen eri tasot eivät ole riippuvaisia ​​toisistaan.

Hyvä RBS-suunnitelma on paikallaan, ja johto on myös hyvässä asemassa saamaan hyvän kuvan kaikista osallistuvista joukkueista käytettävissä olevien resurssien kokonaismäärästä. Sen lisäksi, että he ymmärtävät käytettävissä olevia resursseja, he pystyvät myös hallitsemaan resurssien hyödyntämistä.

Edellä mainittujen tietojen vertailemalla on suositeltavaa antaa värejä WBS: n eri alatoimituksiin. Tämä on tärkeää hankkia lämpö kartta koko hankkeen etenemisestä. Se helpottaa myös hallinnon huomionottoa täydellisillä ja lakkautetuilla projektialueilla.

WBS, käsitellessään oikein, on hyvä tapa lisätä projektin parissa työskentelevien ryhmien tuottavuutta ja katsoa projektin ajoissa. Projektipäällikkö pystyy tunnistamaan tarvittavat taidot, jotta he pystyisivät hankkeen toteuttamiseen hyvissä ajoin, mutta kun on kyse RBS: stä, meidän on ymmärrettävä sen tyypit. Tavallinen RBS-tyyppi on organisatorinen RBS. Jo perustetut hierarkkiset organisaatiojärjestelmät auttavat yleensä luomaan tämän RBS: n. Organisaatiorahoituksen resurssit jakautuvat yleensä kunkin organisaation osaston ja työryhmän tarpeiden mukaan. Nämä ovat luokkia, jotka organisaatio on itse määritellyt ja määrittänyt.

Maantieteellinen RBS on useimmiten epätyypillinen. Maantieteellisen RBS: n tärkein huolenaihe on kyseisten resurssien jakelu ja / tai sijainti sekä miten ne jaetaan eri paikoissa organisaation tarpeiden mukaan.

Yhteenveto

Johtopäätöksenä sekä WBS että RBS ovat avainasemassa hankkeen onnistuneelle loppuunsaattamiselle ja asianomaisten projektiryhmien tehokkuudelle. Seuraavat ovat keskeisiä pisteitä, jotka määrittävät joko rakenteet.

Työn erittelyrakenne	Resurssien erittelyrakenne
o Ryhmät työ luokkiin	o Ryhmien resurssit luokkiin
o Auttaa projektin edistymisen valvonnassa	o auttaa resurssien käytön valvonnassa
o Projektiryhmien on oltava riippumattomia	o Resurssiryhmät voivat olla riippuvaisia ​​toisistaan
o Hankkeen aikataulun korostaminen	o Resurssien kohdentamisen korostaminen